Agile werken in scrum teams. Jij hebt daar veel beeld bij en je wordt er blij van. Er zitten namelijk veel voordelen aan De opdrachten komen in een duidelijke volgorde en uitgewerkt direct van de klant en het scrum team kan daar direct zelforganiserend mee aan de slag, terzijde gestaan door de scrum master. Er is natuurlijk ook een manager. Die hoeft er in feite alleen maar voor te zorgen dat er genoeg teamleden zijn en dat ze goed opgeleid, ervaren en gemotiveerd zijn. Geen sinecure natuurlijk, maar toch, het échte werk gebeurt in het team.
Kan een team daadwerkelijk zelforganiserend zijn? Het kan, maar het is niet gemakkelijk en het eist voortdurende focus. De scrum manier van werken is ongelooflijk goed doordacht en als je deze daadwerkelijk begrijpt en goed toepast, dan kan het team uiteindelijk zelforganiserend worden. Jij als scrum master hebt de taak de scrum manier van werken te bewaken en belemmeringen (impediments) te verwijderen, bijvoorbeeld door ze te signaleren en bespreekbaar te maken.
Een belemmering is alles wat het team belemmert in het realiseren van de taak, van een technisch moeilijk oplosbaar probleem tot slechte communicatie of een ziek teamlid. In de praktijk gaat je aandacht voornamelijk uit naar belemmeringen in de techniek of in het ontwikkelproces. Dat helpt het team om tot resultaat te komen, maar daar wordt het niet zelforganiserend van. De scrum master die het team daadwerkelijk zelforganiserend wil maken kan het volgende doen:
1. Begrijp rollen
Of je nu volgens Prince2, Lean of scrum werkt, iedere manier van werken kent een aantal rollen die minstens moeten worden ingevuld om die manier van werken succesvol te maken. In een niet heel complexe omgeving heb je voor de scrum manier van werken in ieder geval nodig een product owner, een scrum master, een architect, een informatie analist, ontwikkelaars en testers. Daarnaast heeft ieder teamlid een manager nodig op wie hij terug kan vallen. Is de omgeving complexer, dan heb je al gauw ook een business analist en een projectmanager nodig. Zorg ervoor dat alle rollen zijn ingevuld en heb oog voor de manier waarop mensen hun rol invullen.
2. Begrijp roldiversiteit
Het komt vaak voor dat mensen verschillende rollen tegelijkertijd hebben. Zij zijn ontwikkelaar en tester. Of projectmanager en scrum master. Of projectmanager en business analist. Of projectmanager en teammanager. Of tester en scrum master. Dat heeft voordelen. Het maakt het werk voor betrokkenen breder en leuker en het team is maximaal flexibel. Aan de andere kant weet je niet altijd welke rol iemand aanneemt als je met hem praat en dat kan de communicatie behoorlijk vertroebelen. Ook hebben de meeste mensen uiteindelijk voorkeur voor één van hun rollen. Deze rol krijgt de meeste aandacht en als de werkdruk groeit zal de tweede rol niet meer uit de verf komen. Het is goed als je dit signaleert en bespreekt met betrokkenen. Als bijvoorbeeld de projectmanager de business analist rol verwaarloost, dan kan het team niet iets opleveren waar de klant blij van wordt. Als jij naast scrum master ook een andere taak hebt, welke taak heeft dan jouw voorkeur?
3. Begrijp jezelf
Jij bent degene die zaken bespreekbaar moet maken als ze een belemmering opleveren. Dat betekent niet altijd dat jij ook alles zelf moet oplossen. Als een teamlid niet gemotiveerd is, dan is het prettig als de teammanager met hem praat. Als een teamlid ziek is, dan moet er iets gebeuren in de planning of er moet vervanging worden geregeld. Als de product owner onduidelijk is, dan kan de projectmanager dat oplossen. Dan helpt het als je het probleem overtuigend kunt voorleggen aan degene die het moet oplossen. De meeste scrummasters vinden het prettig als ze zelf ook problemen kunnen oplossen. In beide gevallen is het van belang dat je neutraal bent in je oordeelsvorming en dat je begrijpt hoe je zelf in je rol zit in relatie tot anderen.
4. Begrijp gedrag
Er kunnen veel redenen zijn waarom iemand iets niet, niet juist of niet op tijd doet of waarom iemand wel of niet zijn mening geeft in de groep. Hij kan te veel werk op zich genomen hebben, zorgen thuis hebben, niet gemotiveerd zijn, andere overtuigingen hebben over de juiste oplossing of de juiste manier van werken of überhaupt de noodzaak van een bepaalde oplossing niet zien, oprecht andere interpretaties hebben gedaan, noem maar op. Het is de kunst om op een neutrale en constructieve manier te achterhalen wat er aan de hand is en van daaruit tot samenwerking te komen.
5. Begrijp communicatie
Communicatie is in feite zenden en ontvangen. De zender van de boodschap zendt vanuit zijn wereldbeeld, kennis en perspectief. De ontvanger ontvangt de boodschap binnen zijn wereldbeeld, kennis en perspectief. Er zijn echter nogal wat verschillende wereldbeelden, kennisvormen en perspectieven en dat zorgt ervoor dat mensen elkaar niet altijd goed begrijpen. Soms zit je in een overleg waarin mensen niet tot overeenstemming lijken te kunnen komen. Dan kan dat komen omdat iedereen in het overleg een ander beeld heeft van de betekenis van een woord, zoals bijvoorbeeld wireframe, implementatie of operationeel. Of het komt omdat sommigen praten vanuit de overtuiging “het kan niet” en anderen vanuit de overtuiging “het kan wel”. Dan helpt het als de scrum master dit signaleert.
6. Begrijp groepsdynamica
Zodra je met teams samenwerkt gelden de wetten van groepsdynamica, die maken dat mensen toch weer anders reageren dan je zou verwachten op basis van wat je van ze weet. Een team ontwikkelt zich namelijk in fasen en de geleerden zijn het er in grote lijnen over eens welke fasen dat zijn. Hoe alerter jij bent op deze ontwikkeling, hoe verder het team kan komen in zelforganisatie of zelfsturing, want veel teams komen niet eens verder dan de eerste fase. Het gaat dus niet vanzelf. Hoe beter jij dit begrijpt en hoe beter jij weet welke interventies je kunt doen, hoe beter jij de scrum manier van werken kunt ondersteunen.
Meer weten?
In september geven we tweemaal een korte gratis online training speciaal voor scrum masters die nog beter willen worden in hun rol van teamcoach. Schrijf je hier in voor vrijdag 14 september 15:00 uur of woensdag 19 september 10:00 uur.
Download hier alvast het e-book Ontwikkelplan voor scrum masters.