Hoe leer ik stakeholder management, wordt mij de laatste tijd veel gevraagd. Want professionals werken in teams en met teams en krijgen steeds meer verantwoordelijkheid en dus ook steeds meer stakeholders. Managers merken dat ze er met deze professionals meteen een hele nieuwe groep stakeholders bij hebben gekregen.

Hoe leer je om te gaan met je stakeholders? Ik geef je zes tips voor een goede start, drie over stakeholders en drie over jou, zodat je weet waar je moet zoeken als je jezelf verder wil ontwikkelen.

1. Allereerst, wat is een stakeholder?

Een stakeholder is iemand die iets merkt van wat jij doet in je project, je team of je werkzaamheden en daar voordeel of nadeel van heeft. Dat kunnen medewerkers in de organisatie zijn, die te maken krijgen met een nieuw systeem of met een nieuw vitaliteitsprogramma. Dat kunnen ook directeuren zijn in een ander deel van de organisatie, die iets vinden van wat jij aan het doen bent, of klanten, of andere bedrijven in hetzelfde gebouw. Iedereen kan een stakeholder zijn. Hoe groter het belang en de invloed van de stakeholder, hoe belangrijker het is om aandacht aan deze stakeholder te geven.

Een stakeholder is iemand die jij in jouw rol als zodanig hebt herkend. Het helpt als je goed je best doet om ze te herkennen, want een niet opgemerkte stakeholder met een belang en met invloed kan het jou danig lastig maken. En een niet opgemerkte stakeholder die jou had kunnen helpen is een gemiste kans.

2. Stakeholders zijn mensen

Op alle niveaus zijn stakeholders mensen zoals jij en ik, of ze nu medewerker zijn, klant, directeur, een team, een hele afdeling of wat dan ook. We kunnen daar allerlei overtuigingen bij hebben, zoals dat medewerkers maar gewoon mee hebben te gaan in een verandering of dat een directeur vast en zeker beter is geïnformeerd dan jij of dat een klant blij zou moeten zijn met jouw geweldige product, maar meestal is het niet meer dan dat: jouw overtuiging.

In werkelijkheid zijn stakeholders mensen met hun eigen verantwoordelijkheden, zorgen, wereldbeeld en visie op hun werk en op wat het beste is voor de organisatie of voor henzelf. Ze hebben net zoveel last van informatie overload als jij en maken net als jij diverse keren per dag keuzes in waar ze hun aandacht aan geven. Hun belangen zijn niet per definitie beter of slechter dan die van jou. Ze zijn gewoon meestal anders.

Soms zijn de belangen van je stakeholders dezelfde als die van jou en weet je dat niet van elkaar, omdat je allebei andere doelen hebt en op een andere manier naar de wereld kijkt. In dat soort gevallen ben je het eigenlijk eens, maar heb je heel veel woorden nodig om van elkaar te begrijpen dat je het eens bent.

3. Niet alle stakeholders zijn direct toegankelijk

Hoe hoger een stakeholder in de organisatie zit, hoe minder toegankelijk hij doorgaans is, omdat hij nog meer dan jij keuzes moet maken in waar hij zijn energie en aandacht aan geeft. Het is dus altijd goed om in kaart te brengen hoe je je stakeholders zodanig kunt bereiken dat je boodschap overkomt.

Vraag jezelf af of je zelf het gesprek kunt aangaan, of je anderen kunt inschakelen die meer dan jij gemakkelijk toegang hebben, welke vorm van schriftelijke communicatie bij deze specifieke persoon het meest doeltreffend is en neem dat mee in je communicatieplan.

4. Weet jij wie je bent?

Je kunt pas iets met een stakeholder als je weet wie je zelf bent en in welke rol je zit, want iedere rol heeft eigen stakeholders met een eigen dynamiek. Het maakt nogal uit of je in de rol van manager, projectmanager, HR adviseur, marketeer, business analist, product owner of scrum master zit om te kunnen bepalen wie voordeel of nadeel heeft van wat jij doet.

Heb je verschillende rollen tegelijkertijd, zoals projectmanager en scrum master, of business analist en product owner, of HR adviseur en scrum master, of manager en projectmanager, dan heb je ook verschillende groepen stakeholders. De kans is groot dat er een grote overlap zit tussen deze verschillende groepen stakeholders. Met andere woorden, dat bijvoorbeeld een directeur in de ene groep stakeholders zit en ook in de andere. Dat betekent vervolgens dat die directeur ook twee verschillende stakeholder-rollen heeft, vaak zonder dat hij zich daar specifiek van bewust is.

Goed stakeholder management begint met altijd glashelder zijn naar de ander vanuit welke rol je iets van die ander wil. Dan help je de ander om zijn gedachten en zijn reactie te focussen op jouw insteek.

5. Begrijp jij je rol volledig?

Als je weet in welke rol je zit, dan helpt het enorm als je daar wat basis hebt. Als je projectmanager bent en je hebt je verdiept in de essentie en het doel van je rol, dan kun je aan iedereen uitleggen wat je wil bereiken, op welke manier, hoe het draagvlak elders er uit ziet en wat je van een bepaalde stakeholder nodig hebt.

Als je product owner bent en je weet wat agile is en wat het verschil is tussen een product owner en een scrum master en je hebt een goed beeld van hoe jouw organisatie dat allemaal heeft ingevuld (want dat kan heel anders zijn dan het theoretische model het heeft bedoeld), dan heb je een vertrekpunt in je gesprek met iedere stakeholder.

Want stakeholders weten meestal niet wat jij komt doen, wat je wil en wat het doel is van je rol. We denken altijd dat ze dat wel weten, maar dat is in de praktijk zelden zo. Dus hoe beter jij dat zelf weet (en nog liever: hoe beter jij dat kunt uittekenen) hoe beter het gesprek met je stakeholder verloopt. Dan is stakeholdermanagement opeens gewoon verwachtingsmanagement geworden.

6. Wat is je mindset?

Hoe kijk je naar stakeholders? Vind je ze oké/spannend/positief/negatief/van alles een beetje? Jouw mindset bepaalt je relatie met de stakeholders. Hoe neutraler en constructiever jij in de relatie staat, hoe gemakkelijker de communicatie verloopt. Want een stakeholder is meestal niet tegen jou persoonlijk, maar tegen wat jij in jouw rol wil van hem in zijn rol.

Het is heel belangrijk om te begrijpen dat een stakeholder niet goed of slecht is. Een stakeholder is er. Niet meer dan dat. En het is goed dat hij er is, want zonder stakeholders gebeurt er helemaal niets. Het kan zijn dat hij het in grote lijnen met je eens is. Het kan ook zijn dat hij alles anders ziet dan jij. Misschien heeft hij wat extra informatie nodig of een andere manier van kijken om met je mee te kunnen gaan. Misschien heeft hij gewoon gelijk en heb jij iets te leren of misschien, zoals hierboven gezegd, hebben jullie gewoon veel woorden nodig om elkaar te begrijpen. In alle gevallen heb jij wat te overbruggen, want jij wil iets en de ander is “slechts” stakeholder. Het initiatief komt dus van jou.

Soms is het al voldoende om een stakeholder op tijd mee te nemen in wat jij van plan bent, zodat hij het gevoel heeft dat hij nog iets in kan brengen als hij dat zou willen. Ga er nooit zomaar van uit dat een stakeholder wat jij doet te onbelangrijk vindt om er aandacht aan te geven.

Kan ik helpen?

Voor iedere professional en iedere manager is het Kickstart event Leer Faciliteren op 14 februari in Utrecht super interessant. Je leert hoe je stakeholders in een vroeg stadium actief mee laat denken, zonder dat je hun tijd verdoet met bijzaken en ruis. Dat scheelt je later enorm veel gedoe. Deze manier van werken doet iets belangrijks met je mindset en je gaat met twee fundamentele werkvormen naar huis. Je kunt je hier aanmelden en je krijgt van mij € 15 korting met kortingcode Bubbels. Wacht niet te lang, want het volgende event is pas weer in juni.

Ben jij manager, business analist, scrum master of ICT projectleider en ben jij regelmatig verantwoordelijk voor projecten of klant-implementaties, dan is mijn opleiding Word Business Projectmanager voor jou interessant. De vraag wie je bent in deze rol en hoe je omgaat met tegenslag en met stakeholders komt in deze opleiding uitgebreid aan de orde. Meer weten? Op 15 februari om 11:00 uur geef ik een gratis online training hierover.